статья
Шесть кейсов и чек-лист:
как провести ивент
в ZOOM, чтобы никто
не злился и не скучал
За карантин мы прошли все круги принятия видеоконференций: влюбились в них за доступность, возненавидели за изолированность, смирились и научились работать в новых реалиях.
В 2020 провели 50+ онлайн-ивентов — от деловых форумов до неформальных нетворкингов за бокалом вина. Этим опытом делимся в чек-листе и рассказываем, как организовать общение в виртуальном пространстве так, чтобы задействовать и реально услышать всех участников процесса. Актуально как для рабочих планёрок, так и для крупных событий!
Совет №1:
Включи камеру, если формат предполагает общение, и попроси об этом остальных
Ничего так не выводит из равновесия, как речь в тишину и застывшие экраны вместо лиц! Равнодушие убивает инициативу и губит любое выступление — даже если у участников большой опыт за плечами.
Из нашей практики: однажды тренер BEsmart Сергей Гаврилов готовил спикеров крупной автокомпании к отчётному мероприятию. Он раз за разом призывал участников включить камеры и потренироваться в произношении речи. Им этого делать не хотелось — кто-то стеснялся, а кто-то не считал нужным и был уверен в своих силах.
В итоге в день Х спикеры выступили не так классно, как могли — увы, теория без практики в области публичных выступлений малоэффективна. Серёжа же спалил тонну нервных клеток и вспоминает чёрные экранчики вместо людей с лёгкой грустью.
В итоге в день Х спикеры выступили не так классно, как могли — увы, теория без практики в области публичных выступлений малоэффективна. Серёжа же спалил тонну нервных клеток и вспоминает чёрные экранчики вместо людей с лёгкой грустью.
Совет №2:
Подними руку или отправь реакцию, если есть вопрос или комментарий. Следи, чтобы все желающие получили слово
Самое сложное в онлайне — это коллективные обсуждения. Трудно не перебивать и дать всем слово, когда не чувствуешь настроя и желания высказаться.
Чтобы снять раздражение и реально услышать людей, обговори систему кодовых сигналов. А чтобы все успели поделиться мнением, определи в команде максимальное время монолога — например, не больше 5-10 минут.
Чтобы снять раздражение и реально услышать людей, обговори систему кодовых сигналов. А чтобы все успели поделиться мнением, определи в команде максимальное время монолога — например, не больше 5-10 минут.
Из нашей практики: на мероприятиях тестировали разные способы, и все они были эффективны, если участники знали о системе заранее и были с ней согласны.
Например, на онлайн-дискуссиях с экспертами давали после каждой сессии фиксированное время только для вопросов (до 10 минут) или модерировали отдельный чат в Телеграмме, куда желающие могли отправить свои комментарии.
На внутренних планёрках делаем ещё проще: каждый член команды по очереди рассказывает о своих результатах. Если у кого-то возникает вопрос, тот поднимает руку, и спикер сам решает, ответить сразу или в конце речи.
Например, на онлайн-дискуссиях с экспертами давали после каждой сессии фиксированное время только для вопросов (до 10 минут) или модерировали отдельный чат в Телеграмме, куда желающие могли отправить свои комментарии.
На внутренних планёрках делаем ещё проще: каждый член команды по очереди рассказывает о своих результатах. Если у кого-то возникает вопрос, тот поднимает руку, и спикер сам решает, ответить сразу или в конце речи.
Меняем дубовые скрипты
на эмпатию и контакт
Обучаем команды и готовим к выступлениям спикеров.
Помогаем с клиентами, партнёрами, инвесторами,
соискателями и внутри команды.
соискателями и внутри команды.
Совет №3:
Не осуждай за помехи в кадре или звуке
Орущие дети, кот на столе и дрель соседей на фоне — те обстоятельства, которые от нас часто совсем не зависят и трудно устранимы в моменте. Поэтому шеймить собеседника за это — жестоко.
Лучше прояви заботу и участие, предложи варианты. Например, созвониться позже, сделать короткий перерыв на кофе или, если никого не смущает, подключить к планёрке источник шума (мурлыкающего кота для уюта).
Лучше прояви заботу и участие, предложи варианты. Например, созвониться позже, сделать короткий перерыв на кофе или, если никого не смущает, подключить к планёрке источник шума (мурлыкающего кота для уюта).
Из нашей практики: модерировали мероприятие, где участники презентовали проекты и боролись за финансирование — на кону было 10 миллионов рублей!
После онлайн-презентации про жилищный сервис у спикера на фоне стали резко слышны звуки ремонта. Чтобы выйти из ситуации и продолжить защиту, подметили, что такие проблемы возникают у соседей до тех пор, пока они не обратятся к проекту жилищного сервиса :)
В итоге короткая шутка разрядила обстановку и помогла и без того волнующемуся спикеру сохранить равновесие и продолжить борьбу за финансирование.
После онлайн-презентации про жилищный сервис у спикера на фоне стали резко слышны звуки ремонта. Чтобы выйти из ситуации и продолжить защиту, подметили, что такие проблемы возникают у соседей до тех пор, пока они не обратятся к проекту жилищного сервиса :)
В итоге короткая шутка разрядила обстановку и помогла и без того волнующемуся спикеру сохранить равновесие и продолжить борьбу за финансирование.
Совет №4:
Прояви уважение и заботу, если все сдулись или сильно волнуются
Этот совет — продолжение прошлого!
Если чувствуешь, что собеседник сильно волнуется (на собеседовании, например) или устал, не стоит делать вид, что всё ок. Прояви внимание к состоянию оппонента, задай заботливые вопросы о самочувствии, пошути или сделай лирическое отступление в пользу бодрой истории.
Если чувствуешь, что собеседник сильно волнуется (на собеседовании, например) или устал, не стоит делать вид, что всё ок. Прояви внимание к состоянию оппонента, задай заботливые вопросы о самочувствии, пошути или сделай лирическое отступление в пользу бодрой истории.
Из нашей практики: во время пандемии помогли одной нефтегазовой компании показать свои продукты на онлайн-конференции и озвучить планы по росту в кризис.
Перед съёмками спикеры очень волновались — для них это был первый опыт прямого эфира. Чтобы поддержать экспертов, задавали им бодрые и заботливые вопросы, вводя в контекст и давая время привыкнуть к онлайну, а также успокаивали разговорами о том, в чём они 100% разбираются.
Перед съёмками спикеры очень волновались — для них это был первый опыт прямого эфира. Чтобы поддержать экспертов, задавали им бодрые и заботливые вопросы, вводя в контекст и давая время привыкнуть к онлайну, а также успокаивали разговорами о том, в чём они 100% разбираются.
Совет №5:
Узнай заранее, в каких часовых поясах находятся собеседники
Если онлайн собирается больше двух человек и все живут в разных часовых поясах, это может сказаться на качестве беседы и обратной связи. Поэтому стоит заранее уточнить удобное для всех время и способы коммуникации.
Из нашей практики: дважды проводили для сообщества Mesto штурмы —участники презентовали свои проекты, собирали обратную связь и рекомендации по улучшению у экспертов.
Так вышло, что многие гости находились в разных часовых поясах и из-за сверхзагрузки могли участвовать в событии ограниченное время. Это расстраивало участников: часть из них готовила питчи с прицелом на конкретных людей.
Чтобы снять негатив и сделать встречу полезной для всех, организовали систему обратной связи во время и после мероприятия. Так, если эксперт не мог прокомментировать проект в моменте, у него была возможность дать свои
комментарии позже.
Так вышло, что многие гости находились в разных часовых поясах и из-за сверхзагрузки могли участвовать в событии ограниченное время. Это расстраивало участников: часть из них готовила питчи с прицелом на конкретных людей.
Чтобы снять негатив и сделать встречу полезной для всех, организовали систему обратной связи во время и после мероприятия. Так, если эксперт не мог прокомментировать проект в моменте, у него была возможность дать свои
комментарии позже.
Совет №6:
Не кипятись, если произошёл технический сбой
Проклятие онлайна в том, что всё резко может пойти не по плану (и обычно это случается в самый ответственный момент!). Ушло соединение, пропал звук, зависла картинка — знакомо?
Чтобы не паниковать и не беситься, проведи профилактические работы: обговори с коллегами, что делать в случае заминок, и убедись, что у тебя есть все нужные телефоны для экстренной связи.
Чтобы не паниковать и не беситься, проведи профилактические работы: обговори с коллегами, что делать в случае заминок, и убедись, что у тебя есть все нужные телефоны для экстренной связи.
Из нашей практики: для одной крупной компании проводили студенческий кейс-турнир. В задачи входила не только модерация события, но и отлаживание совместной работы спикеров и команд на площадке.
Главная сложность была техническая: много участников, часть — из регионов, из-за большой нагрузки онлайн-платформа нестабильно работала.
В минуты заминок и пауз заполняли эфир заранее подготовленным материалом и объясняли технические нюансы. Если спикеров было неслышно или они пропадали, возвращали с разными подводками и продолжали дискуссию. Вышло динамично, хотя организаторы знатно понервничали.
Главная сложность была техническая: много участников, часть — из регионов, из-за большой нагрузки онлайн-платформа нестабильно работала.
В минуты заминок и пауз заполняли эфир заранее подготовленным материалом и объясняли технические нюансы. Если спикеров было неслышно или они пропадали, возвращали с разными подводками и продолжали дискуссию. Вышло динамично, хотя организаторы знатно понервничали.
Нужна помощь с настройкой коммуникаций внутри вашей команды?
Мы предложим решение: