Пирамида Минто: как проводить онлайн-совещания быстро и эффективно
«Вживую» совещания бывают слишком частыми, долгими и бессмысленными. В удаленной работе командные обсуждения могут требоваться чаще, а проходить еще хуже. Пирамида Минто — фреймворк из международного консалтинга, который поможет лаконично представлять мысль собеседникам, сделать обсуждения короче и результативнее.
По данным PowWowNow, дистанционные работники тратят на коммуникацию в среднем два часа каждый день. При этом 44% этого времени — это неэффективные коммуникации.

Вот основные ошибки, которые делают командные совещания в онлайне скорее унылым скайпом, чем бодрым обменом мнениями:

  • отсутствие плана: какие вопросы на повестке?
  • отсутствие цели: как должен выглядеть результат обсуждения?
  • отсутствие модератора: кто позаботится о соблюдении первых двух пунктов?
  • неподготовленные, хаотичные и непонятные речи участников: о чем и зачем вы говорите?

Мади Шахрур
партнер BEsmart
Остановимся на последнем пункте: как должен подготовиться каждый участник совещания, чтобы донести свою мысль понятно и быстро?
Пирамида Минто
Пирамидальную структуру речи придумала Барбара Минто из McKinsey. Она предложила использовать ее для подготовки любых деловых сообщений — писем, выступлений, коротких питчей. Эта универсальная структура позволяет точно донести свою идею и объяснить ее.
Закон Оулда и Кана: эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени.
Сформулируйте главную мысль
Пирамида — это иерархическая структура. Все компоненты в ней расположены от главных к второстепенным. Поэтому подготовка речи начинается с поиска главной мысли.
Начинать «в лоб» может быть некомфортно, так как чаще мы пользуемся другой, вроде как «безопасной» стратегией: сначала подводим собеседника к своей идее с помощью причин и предпосылок, а потом демонстрируем ему вывод. На самом деле это отнимает время и путает аудиторию.
Проще укладывать детали новой информацию в уже понятный общий контекст — так же, как укладывать пазл, сначала собрав рамку.

Вы должны сразу объяснить, что буду доказывать ваши тезисы, какую идею вы предлагаете рассматривать вместе с вами в течение вашей речи. Иначе ваши тезисы не обязательно приведут слушателя к вашим выводам.

Например, грядет планерка по ивент-стратегии вашей компании в период ограничений для массовых мероприятий. На повестке вопросы: переносить ли участие в полном объеме на онлайн-конференции, корректировать ли бюджет по этим статьям, в какую сторону.
Сформулируйте сразу, какую точку зрения хотите обосновать своим коллегам.
Например, главная мысль вашего спича на совещании будет такой: «Мы не должны сокращать участие в конференциях из-за их перехода в онлайн. Бюджет можно существенно сократить без ущерба для ключевых событий».
Найдите подходящие идеи
Нет необходимости собирать все данные по теме совещания. Найдите несколько идей, которые будут отвечать на вопросы, важные для ваших слушателей.

Например, участие в онлайн-конференциях вы будете обсуждать с собственником компании, PR-директором и коллегами-менеджерами. Попробуем найти идеи, подкрепляющие нашу главную мысль с позиций наших собеседников:

  • Цели, которые мы поставили для «живых» мероприятий, в онлайн-конференциях будут достигнуты.
  • Мы сэкономим треть бюджета на участие в мероприятиях, не упуская ключевые события.
  • Мы подготовим план по интеграции в онлайн-конференции за три дня. Это будет несложно.
Подтвердите свои идеи
Определите идеи второго уровня, которые раскроют каждый из ваших тезисов.

Например, тезис о том, что мы сэкономим треть бюджета на участие в мероприятиях, не упуская ключевые события, можно подкрепить следующим образом:

  • Мы можем кратно уменьшить бюджет на участие в выставках со стендом: таргетировать рекламу на участников онлайн-конференции или создать рассылку со специальными предложениями — дешевле.
  • Если мы будем участвовать в ключевых событиях, организаторы небольших мероприятий пригласят нас выступить бесплатно, чтобы собрать аудиторию.
  • Мы можем охватить больше небольших событий и региональных конференций, потому что для участия больше не нужно приезжать на место событий. Так мы компенсируем бюджет на платные мероприятия количеством бесплатных мероприятий.
Пройди бесплатный курс по аргументации и научись договариваться с людьми
Поместите свою речь в контекст
Мы начинаем готовить свою речь с поиска главной мысли. Но на самом совещании может понадобиться ввести слушателей в контекст — объяснить, почему вам вообще нужно обсуждать эту идею. Для этого нужно описать ситуацию и ее развитие — получится короткое вступление.

Почему мы готовим вступление после основной содержательной части, хотя говорить начинаем с него?
Когда уже известно, что именно мы предлагаем и какие проблемы решаем, мы можем показать ситуацию, в которой эти проблемы возникли.
Вступление состоит из двух частей — ситуация и развитие ситуации. Они опираются на идеи из основной части пирамиды. Такое вступление сможет сразу раскрыть ряд важных вопросов.

  • Первая часть вступления — описание ситуации. Например, нашему бизнесу нужны новые клиенты и партнеры, поэтому ежегодно мы участвуем в 20–30 конференциях. В прошлом году мы потратили на это один миллион рублей и получили с этого половину всего охвата (более миллиона касаний), полторы сотни контактов и двадцать сделок разного калибра.
  • Вторая — развитие ситуации, актуальная позиция, в которой мы видим конкретные проблемы. Эта часть должна поставить перед нами вопрос, ответом на который окажется главная мысль речи. Например, сейчас мы столкнулись с запретом публичных событий и кризисом в целом. Мы корректируем стратегию продвижения, бюджеты и задачи сотрудников согласно новым реалиям. Картина ивент-участия изменилась очень серьезно — половина событий отменилась, половина ушла в онлайн, это незнакомый для нас формат и кажется, что все сломалось. Несмотря на это, мы не должны сокращать участие в конференциях из-за их перехода в онлайн — это наша главная мысль. Почему? Вот наши основные идеи.
Так мы переходим от вступления к основной части пирамиды Минто.
Закрепите каждую идею выводом
После каждой группы фактов поставьте выводы, чтобы слушатель шел по ним в вашем направлении. В конце речи перечислите основные идеи и сформулируйте общий вывод — повторите главную мысль, опираясь на свои доказательства.

Пример основного вывода в конце речи:
Цели, которые мы ставили перед участием в профессиональных конференциях, остаются для нас актуальными. Онлайн-конференции в некоторых случаях дают нам больше возможностей, в том числе бесплатного участия в неохваченных ранее событиях. Таким образом, мы можем увеличить продуктивность работы при том же бюджете и даже снизить расходы за счет отмены застройки стендов — не отказываясь от ключевых событий.
Сейчас кажется, что все рухнуло, но на самом деле перестроить нашу работу не очень сложно. Пока достаточно выполнить понятные шаги, собрать информацию с внешних ресурсов по событиям и с внутренних — по актуальным темам, с которыми мы готовы выступить в онлайн.
Как достичь максимума при подготовке к совещаниям
  • Сформулируйте главную мысль. Что должны запомнить слушатели?
  • Найдите подходящие идеи. С каких точек зрения будут смотреть на вашу главную мысль собеседники?
  • Подтвердите свои идеи. Какие аргументы будут понятными для вашей команды?
  • Поместите свою речь в контекст. Что привело вас к этому обсуждению?
  • Закрепите каждую идею выводом. Какой вывод следует из каждой группы аргументов? Как ваши идеи приводят слушателей к главной мысли?
И поделитесь этим чек-листом со своей командой, чтобы следующий созвон в Zoom был динамичным и по делу.
Made on
Tilda